績效溝通的方法可分為正式方法與非正式方法兩類:
1、正式溝通方法。
是事先計(jì)劃和安排好的,如定期的書面報(bào)告、面談、有經(jīng)理參加的定期的小組或團(tuán)隊(duì)會等。
(1)定期的書面報(bào)告。員工可以通過文字的形式向上司報(bào)告工作進(jìn)展、反映發(fā)現(xiàn)的問題,主要有:周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。當(dāng)員工與上司不在同一地點(diǎn)辦公或經(jīng)常在外地工作的人員可通過電子郵件進(jìn)行傳送。書面報(bào)告可培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題,提高邏輯思維和書面表達(dá)能力。但應(yīng)注意采用簡化書面報(bào)告的文字,只保留必要的報(bào)告內(nèi)容,避免繁瑣。
(2)一對一正式面談。正式面談對于及早發(fā)現(xiàn)問題,找到和推行解決問題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進(jìn)行比較深入的探討,可以討論不易公開的觀點(diǎn);使員工有一種被尊重的感覺,有利于建立管理者和員工之間的融洽關(guān)系。但面談的重點(diǎn)應(yīng)放在具體的工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)上,鼓勵員工多談自己的想法,以一種開放、坦誠的方式進(jìn)行談話和交流。
(3)定期的會議溝通。會議溝通可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要;定期參加會議的人員相互之間能掌握工作進(jìn)展情況;通過會議溝通,員工往往能從上司口中獲取公司戰(zhàn)略或價(jià)值導(dǎo)向的信息。但應(yīng)注意明確會議重點(diǎn);注意會議的頻率,避免召開不必要的會議。
2、非正式溝通方法。
非正式溝通是未經(jīng)計(jì)劃的,其溝通途徑是通過組織內(nèi)的各種社會關(guān)系。其形式如非正式的會議、閑聊、走動式交談、吃飯時進(jìn)行的交談等。非正式溝通的好處是形式多樣、靈活,不需要刻意準(zhǔn)備;溝通及時,問題發(fā)生后,馬上就可以進(jìn)行簡短的交談,從而使問題很快得到解決;容易拉近主管與員工之間的距離。
正式的績效溝通需要進(jìn)行充分的準(zhǔn)備工作。要作好績效溝通或面談的準(zhǔn)備,充分站在員工或下屬的立場上關(guān)注以下步驟:
1、通知下屬溝通討論的內(nèi)容、步驟和時間:要先讓員工作好充分的準(zhǔn)備,以便能充分溝通面談機(jī)會闡述自己的想法、困惑、需要的支持等,從而在傾聽的過程中也能獲取更多的核實(shí)信息。
2、選擇、營造一個和諧輕松的氣氛:要考慮員工當(dāng)天的工作狀態(tài)、情緒表現(xiàn)等,選擇好時間、地點(diǎn),溝通的座位安排切忌你和員工面對面正視(距離太近或太遠(yuǎn))、你高他低(你高高在上讓員工不能正常平視),這樣會給員工造成一種被審問的壓抑感覺。
3、準(zhǔn)備以下溝通內(nèi)容和資料:閱讀了解考核初期與員工一起設(shè)定的工作目標(biāo);對照員工的自我評價(jià)檢查其每項(xiàng)目標(biāo)完成的情況;從下屬的同事,下屬,客戶,供應(yīng)商搜集關(guān)于本下屬工作表現(xiàn)的情況;對于高分和低分的方面要搜集翔實(shí)的資料、關(guān)鍵事件等;整理該下屬的表揚(yáng)信,感謝信,投訴信等資料。