績效溝通的方法可分為正式方法與非正式方法兩類:
1、正式溝通方法。
是事先計劃和安排好的,如定期的書面報告、面談、有經(jīng)理參加的定期的小組或團隊會等。
(1)定期的書面報告。員工可以通過文字的形式向上司報告工作進展、反映發(fā)現(xiàn)的問題,主要有:周報、月報、季報、年報。當員工與上司不在同一地點辦公或經(jīng)常在外地工作的人員可通過電子郵件進行傳送。書面報告可培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題,提高邏輯思維和書面表達能力。但應注意采用簡化書面報告的文字,只保留必要的報告內(nèi)容,避免繁瑣。
(2)一對一正式面談。正式面談對于及早發(fā)現(xiàn)問題,找到和推行解決問題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進行比較深入的探討,可以討論不易公開的觀點;使員工有一種被尊重的感覺,有利于建立管理者和員工之間的融洽關(guān)系。但面談的重點應放在具體的工作任務和標準上,鼓勵員工多談自己的想法,以一種開放、坦誠的方式進行談話和交流。
(3)定期的會議溝通。會議溝通可以滿足團隊交流的需要;定期參加會議的人員相互之間能掌握工作進展情況;通過會議溝通,員工往往能從上司口中獲取公司戰(zhàn)略或價值導向的信息。但應注意明確會議重點;注意會議的頻率,避免召開不必要的會議。
2、非正式溝通方法。
非正式溝通是未經(jīng)計劃的,其溝通途徑是通過組織內(nèi)的各種社會關(guān)系。其形式如非正式的會議、閑聊、走動式交談、吃飯時進行的交談等。非正式溝通的好處是形式多樣、靈活,不需要刻意準備;溝通及時,問題發(fā)生后,馬上就可以進行簡短的交談,從而使問題很快得到解決;容易拉近主管與員工之間的距離。
正式的績效溝通需要進行充分的準備工作。要作好績效溝通或面談的準備,充分站在員工或下屬的立場上關(guān)注以下步驟:
1、通知下屬溝通討論的內(nèi)容、步驟和時間:要先讓員工作好充分的準備,以便能充分溝通面談機會闡述自己的想法、困惑、需要的支持等,從而在傾聽的過程中也能獲取更多的核實信息。
2、選擇、營造一個和諧輕松的氣氛:要考慮員工當天的工作狀態(tài)、情緒表現(xiàn)等,選擇好時間、地點,溝通的座位安排切忌你和員工面對面正視(距離太近或太遠)、你高他低(你高高在上讓員工不能正常平視),這樣會給員工造成一種被審問的壓抑感覺。
3、準備以下溝通內(nèi)容和資料:閱讀了解考核初期與員工一起設定的工作目標;對照員工的自我評價檢查其每項目標完成的情況;從下屬的同事,下屬,客戶,供應商搜集關(guān)于本下屬工作表現(xiàn)的情況;對于高分和低分的方面要搜集翔實的資料、關(guān)鍵事件等;整理該下屬的表揚信,感謝信,投訴信等資料。